Kassakoppelingen, wat zijn dat precies?

Kassasystemen

Kassasystemen (ook wel afrekensystemen genoemd) zijn systemen die zich meestal op een vaste plek in een winkel of restaurant bevinden, waarmee aankopen van goederen en diensten door klanten worden afgehandeld. De betalingen worden geregistreerd en de klant ontvangt een bewijs van betaling. Vaak zijn meerdere betaalwijzen mogelijk, waarvan contant geld en kaartbetalingen de meest gebruikelijke zijn. Een kassasysteem voert onder andere de volgende taken uit:

• Identificeren en registreren van alle goederen en diensten die de klant koopt;
• Berekenen van het totale bonbedrag (inclusief BTW en eventuele toeslagen en kortingen);
• Uitvoeren van de betaling (registratie, kassabon aanmaken) van het totale bedrag.

Pinautomaten

Pinautomaten (of betaalsystemen) zijn systemen waarmee het mogelijk is om kaartbetalingen te accepteren. Op Checkout.nl zijn deze systemen ingedeeld in twee groepen: traditionele pinapparaten en mPOS. Als de klant gebruik wil maken van kaartbetalingen (pinpassen, creditcards, cadeaukaarten, klantenkaarten e.d.) wordt de betaling - een van de kerntaken van een kassasysteem - gedaan op een specifieke pinautomaat. De veilige pinautomaten (o.a. via certificering) hebben verbindingen met betaalinstellingen.

Kassakoppelingen

Een pinautomaat hoeft niet gekoppeld te zijn aan een kassasysteem. Bij veel (met name kleinere) bedrijven zijn beide systemen niet aan elkaar gekoppeld. Het nadeel hiervan is dat het afrekenen meer tijd kost en dat de kans op fouten groter is, omdat het bonbedrag vanaf de kassa handmatig ingevoerd moet worden in de pinautomaat.

Bij Checkout maken we onderscheid tussen twee typen kassakoppelingen:

• Een eenvoudige kassakoppeling - ook wel twee staps-oplossing genoemd- bestaat uit een koppeling met de kassiersunit van de pinautomaat. Dankzij de koppeling wordt het te betalen bedrag vanuit de kassa direct doorgesluisd naar de kassiersunit zonder dat de caissière hier nog een bedrag hoeft in te vullen. Vanuit de kassiersunit wordt het bedrag vervolgens doorgesluisd naar de pinpad (het systeem waarin de klant zijn bankkaart steekt en waarop hij zijn pincode intoetst). Bij een storing van het kassasysteem heeft deze oplossing als voordeel dat het pinnen aan de kassa gewoon door kan gaan, omdat via invoeren van het bedrag op de kassiersunit het bedrag naar de pinpad doorgesluisd kan worden (in feite de situatie als er geen kassakoppeling is). Nadeel is dat men een extra handeling heeft bij betaling per pin aan de kassa (het doorsluizen van het bonbedrag naar de pinpad) en een extra transactie bon (kassabon) uit de kassiersunit wordt geprint.
   
• Een geavanceerde kassakoppeling betekent dat een geïntegreerde betaalautomaat een rechtstreekse verbinding met het kassasysteem heeft. Indien een betaling per pin wordt gedaan wordt het te betalen bedrag direct vanuit de kassa doorgesluisd naar de pinpad. Op de transactiebon worden ook de betaalgegevens van de klant vermeld en ook alle kassiersteksten worden via de kassa getoond. Bovendien wordt het journaal van betalingen via de kassa opgeslagen. Het belangrijkste nadeel van een geïntegreerde oplossing is dat bij een storing van het kassasysteem er geen pinbetalingen kunnen worden gedaan aan de toonbank.