Waar moet ik opletten bij het kiezen van een kassasysteem?

Hoe kies ik een kassa?

Veel kassa’s hebben de mogelijkheid om verschillende systemen aan elkaar te koppelen. Bijvoorbeeld het boekhoudpakket met het kassasysteem. Hierdoor hoef je gegevens nog maar één keer in te voeren. Kortom, het juiste kassasysteem kan je helpen om nog efficiënter je werk te doen. Maar hoe weet je zeker dat je de juiste keuze maakt? In dit artikel willen we aan de hand van een paar aandachtspunten u helpen om een juiste keuze te maken.

1. Optimaliseert de kassa jouw bedrijfsvoering?

Je legt misschien niet direct de link, maar een kassasysteem staat centraal binnen de bedrijfsvoering. Daarom is het zo belangrijk dat jouw kassa precies biedt wat jij nodig hebt. En het liefst heb je een kassasysteem dat jouw bedrijf helpt om onderscheidend te zijn ten opzichte van je concurrenten.

Om te beginnen heb je een kassa nodig die jouw proces goed ondersteunt. Voor een horeca-onderneming betekent dit het systeem samenwerking tussen bediening, bar en keuken ondersteunt. Voor een kledingwinkel met een webshop betekent dit inzicht in actuele voorraad en slimme functionaliteit op het gebied van marketing en loyaliteit. Een uitgebreid backoffice systeem dat eenvoudig te begrijpen is, biedt uitkomst. Op deze manier kun je de kassa volledig inrichten en afstemmen op jouw bedrijf.

Let ook goed op aspecten als analyse, rapportage en inzicht. Kun je bijvoorbeeld zien hoe je ervoor staat met je omzet en personeelskosten?

2. Is de kassa gekoppeld aan al jouw systemen?

Een belangrijk aspect bij het realiseren van een optimale bedrijfsvoering is het eenmalig invoeren van gegevens. Het systeem dient dus te kunnen koppelen met andere applicaties binnen de onderneming. De voordelen die dit biedt zijn: significante tijdsbesparing en minder kansen op fouten.

Belangrijke systemen
Om te bepalen of het kassasysteem koppelt met de juiste systemen moet jij eerst in kaart brengen welke systemen belangrijk zijn voor jouw bedrijf. Dit kan voor ieder bedrijf anders zijn. Een kledingwinkel maakt gebruik van andere systemen dan een restaurant of hotel.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan een koppeling met:

• Betaalsystemen
• Boekhoudprogramma’s
• Reserveringssysteem
• Loyaliteitsprogramma’s
• Persoonsplanningssystemen

Maatwerk koppeling

Soms zijn er situaties dat je een custom tool hebt laten ontwikkelen, omdat je bedrijfsproces heel specifiek is. In deze situaties is er geen koppeling beschikbaar. Dit hoeft niet altijd erg te zijn. Sommige leveranciers bieden de mogelijkheid tot het bouwen van een maatwerkkoppeling.

3. Is de hardware toekomstbestendig?

Hardware is een belangrijk onderdeel van jouw kassasysteem. Voor een volledige kassa heb je een printer, kassalade en een pinapparaat nodig. Hoe kom je te weten dat de leverancier ook de juiste hardware levert? En sommige leveranciers leveren alleen de software. Als ondernemer kun je dan bij een andere leverancier zelf de hardware kopen.

Het is raadzaam om te controleren of de hardware die wordt meegeleverd van gerenommeerde leveranciers afkomstig is. Daarnaast kunnen collega-ondernemers helpen bij het maken van de juiste keuze. Vraag hen om hun ervaringen te delen.

4. Hoe zijn de prijzen opgebouwd?

Een kassasysteem is een investering voor circa vijf jaar. Het is daarom belangrijk om de juiste informatie met elkaar te vergelijken. Hiermee zorg je ervoor dat niet uitsluitend prijs de enige factor is die jouw keuze bepaalt.

Op checkout.nl worden alle prijzen weergegeven op maandbasis. Hierdoor krijg je inzichtelijk hoe de prijzen zich verhouden tot andere bedrijfskosten.

Wat is de duur van het contract?

Net als bij elk ander contract is het ook bij de aanschaf van een kassa goed om te kijken hoeveel jaar je vastzit aan een contract. Kun je bijvoorbeeld elke maand opzeggen of ben je verplicht om je voor een minimaal aantal jaar te verbinden aan de kassaleverancier? Zo voorkom je dat je nog jaren aan een contract vastzit, terwijl je allang bent overgestapt naar een andere kassa.

5. Welke leverancier levert de kassa?

Bij het selecteren van een nieuw kassasysteem is het belangrijk om vast te stellen of de functionaliteit aansluit bij jouw bedrijf. Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken wie de leverancier is. Hoe zit het met de support? Is er zowel telefonisch als online support? Welke garantie wordt er gegeven? Is het kassasysteem cloud-based?

Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen

Als laatste kun je controleren of het kassasysteem beschikt over het keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen. Dit keurmerk zegt iets over de veiligheid en continuïteit van het systeem. Op deze manier kun jij met een gerust hart werken aan je onderneming.