Hoe kies ik een boekhoudpakket?

Veel ondernemers zijn je al voorgegaan met het selecteren van een boekhoudpakket. Om een programma te selecteren is het niet alleen van belang om de gewenste functionaliteiten te definiëren, maar ook breder te kijken naar je bedrijf. In dit artikel delen wij welke stappen je moet nemen, zodat jij kiest wat het beste bij jouw situatie aansluit.

Stap 1: op welke wil ik boekhouden?

Je kunt op allerlei manieren de boekhouding vormgeven. Denk hierbij aan Excel of een boekhoudprogramma. Om een goede keuze te maken moet jij bepalen hoeveel geld en tijd je bereid bent om te besteden aan de boekhouding.

  • Wil je geld besparen? Doe de boekhouding in Excel

Als startende ondernemer is er vaak niet veel geld beschikbaar en is de complexiteit van de administratie nog relatief beperkt. Excel kan dan een prima oplossing zijn. Het programma biedt verschillende templates aan, waardoor je met enige kennis relatief eenvoudig een financiële administratie opstelt.

  • Wil je tijd besparen? Gebruik een boekhoudpakket

Heb je wel geld beschikbaar, maar geen tijd? Dan is een boekhoudpakket een heel goede oplossing. Hiermee kun je heel makkelijk het merendeel van je administratie automatiseren. Het doen van de btw-aangifte gaat automatisch. Met behulp van een bankkoppeling kun je eenvoudig transacties verwerkten. Zelfs het doen van een declaratie gaat volledig geautomatiseerd.

  • Geen tijd, maar wel geld voor de boekhouding? Schakel een boekhouder in

Het uitbesteden van je boekhouding bij een professionele boekhouder behoort ook tot de mogelijkheden. Het enige dat jij moet doen is het indienen van de bonnen en facturen. Dit kun je vaak eenvoudig met behulp van een mobiele app doen. Deze manier van boekhouden is wel het duurst.

Stap 2: wat moet mijn pakket kunnen?

De functionaliteit en mogelijkheden van verschillende pakketten loopt sterk uiteen. Er zijn boekhoudprogramma’s die alleen de boekhouding doen. Sommige programma’s bieden ook de mogelijkheid om te factureren en eventueel offertes op te maken. Let op dat bij gratis varianten er vaak een limiet wordt toegepast op het aantal facturen en offertes dat je kunt versturen. Je kunt er ook voor kiezen om samen te werken met de boekhouder middels een online meekijkfunctie. Jij doet de boekhouding in het pakket en de boekhouder controleert.

Stap 3: wat zijn de kosten van een pakket?

De kosten zijn in grote mate afhankelijk van de functionaliteiten en het aantal gebruikers. Hoe meer functionaliteit hoe hoger de prijs van het pakket. Voor starters en ZZP’ers zijn er voldoende aanbieders met een prijs van €10 tot €20 per maand. Als je uitgebreide functionaliteit wenst en meerdere mensen toegang wilt geven tot de administratie dan zal de prijs per maand hoger liggen.

Ga direct naar de boekhoudpakketten.

Hulpvragen bij de selectie van een pakket

1. Wil ik zelf boekhouden of samen met de boekhouder?

Beschik je over boekhoudkennis dan kun je ervoor kiezen om zelf de boekhouding te doen. Het is ook mogelijk om het samen te doen. De boekhouder controleert dan of alles goed gaat.

2. Wil ik de btw-aangifte bij de Belastingdienst automatiseren?

Sommige programma’s kunnen de aangifte volledig automatisch verwerken. Er is ook een hybride vorm mogelijk, waarbij je samenwerkt met de boekhouder. De boekhouder controleert de aangifte voordat deze wordt ingediend. Handmatig kan ook, maar dit vereist dat de gegevens vanuit het pakket overgetypt moeten worden in de omgeving van de Belastingdienst.

3. Hoe wil ik bankmutaties verwerken?

Handmatig, semi-automatisch of automatisch. Als je bankmutaties automatisch wilt verwerken, dan is een bankkoppeling noodzakelijk.

4. Hoe wil ik contante betalingen verwerken?

Als je te maken hebt met veel contante betalingen is een online kasboek aan te bevelen. Hiermee kun je contante betalingen direct in de boekhouding verwerken. Heb je niet of nauwelijks te maken met contante betalingen dan hoef je hier niet op te letten.

5. Heb je te maken met vreemde valuta?

Er zijn niet veel ondernemers die te maken hebben andere valuta’s dan de euro. Mocht dit wel het geval zijn, dan is functionaliteit voor vreemde valuta erg raadzaam. Hiermee worden de inkomende en uitgaande betalingen automatisch omgerekend tegen de geldende koers.

6. Hoe wil je losse bonnen verwerken?

Heb je incidenteel een bonnetje dan kan je deze handmatig verwerken. Als je veel bonnen hebt, kun je gebruikmaken van een app. Op basis van een foto worden de bonnen automatisch in de boekhouding verwerkt.

7. Hoe wil je inkoopfacturen gaan verwerken?

Hiervoor geldt eveneens dat het aantal bepalend is voor de wijze van verwerking. Heb je er weinig dan kan het handmatig. Een scan & herken functie kan een uitkomst zijn bij veel inkoopfacturen. Er wordt dan automatisch een boekingsvoorstel gemaakt.

8. Ben je veel buiten het kantoor?

Ben je veel onderweg dan is een mobiele app van het boekhoudprogramma een uitkomst. Hiermee heb je altijd en overal toegang tot de boekhouding.

9. Wil je alles in één programma of losse tools?

De boekhouding vormt het hart van de onderneming. Je kunt aanvullend veel processen binnen het boekhoudpakket activeren. Hierbij kun je denken aan: debiteurenbeheer, facturen en offertes opstellen, uren- en rittenregistratie en CRM. Kies je voor losse tools dan kun je deze vaak wel met elkaar koppelen.

Deze site gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.